Sistem Administrasi Perusahaan Lebih Praktis dengan Teknologi Informasi

Sebuah perusahaan bisa berdiri dan maju tentu didukung dengan sumber daya yang cukup dan pengelolaan secara baik. Di mana setiap staf atau karyawan memiliki hak serta kewajiban terkait pekerjaan mereka di suatu perusahaan. Selain itu, perusahaan juga mengatur serta mendata hal-hal seperti data karyawan, pembayaran gaji, jadwal kerja, cuti atau libur, asuransi, promosi jabatan, dan masih banyak lainnya, secara sistematis. Hal-hal tersebut yang masuk ke dalam bagian sistem administrasi perusahaan, di mana divisi HR berperan penting mengaturnya.

Pada dasarnya, administrasi suatu perusahaan memiliki arahan yang sama sebagai pengatur dan pendata segala aspek perusahaan untuk dapat dioptimalkan secara maksimal. Hanya saja penerapannya yang berbeda-beda. Hal ini bertujuan untuk kelangsungan perusahaan ke depannya. Lalu, seberapa penting sebuah administrasi perusahaan ada dan kaitannya dengan kemajuan teknologi.

Apa Itu Administrasi Perusahaan?

Administrasi merupakan suatu bentuk usaha yang berkaitan dengan pengaturan kebijakan demi meraih tujuan organisasi. Administrasi perusahaan berarti suatu usaha yang dilakukan perusahaan berkaitan dengan pengaturan kebijakan. Hal ini berarti administrasi suatu perusahaan memiliki peranan penting agar perusahaan tetap berdiri dan berkembang.

Bisa dikatakan jika bidang administrasi memiliki peran dalam mengurus hal seperti proses pembukuan, surat-menyurat, pencatatan, dan kegiatan yang bersifat ketatausahaan. Selain itu, administrasi perusahaan juga menyimpan segala dokumen atau berkas-berkas penting yang berkaitan dengan perusahaan.

Administrasi perusahaan juga memiliki peran sebagai petunjuk atau informasi kepada setiap departemen yang membutuhkan regulasi surat-menyurat atau yang bersifat administratif.

Unsur-Unsur dan Fungsi Administrasi

Administrasi ada jika unsur-unsur penting di dalamnya juga ada. Hal ini yang menjadi dasar untuk membentuk sebuah administrasi tersebut. Menurut The Liang Gie, berikut unsur-unsur penting yang ada pada administrasi:

1. Organisasi atau Perusahaan
   Sebagai tempat kegiatan administrasi berlangsung, menjadikan unsur ini berperan penting dalam administrasi.

2. Manajemen
   Manajemen merupakan penggerak, pengatur, dan pengelola terjadinya administrasi pada perusahaan atau organisasi.

3. Komunikasi
   Komunikasi tentu sifatnya penting dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Hal ini menjadikan administrasi sebagai pengatur pola komunikasi antara divisi atau departemen lainnya.

4. Kepegawaian
   Hal ini sangat erat dengan administrasi, di mana pegawai menjadi tanggung jawab administrasi dari segi penerimaan, penempatan posisi, pemberdayaan, hingga pemberhentian kerja.

5. Keuangan
   Keuangan perusahaan juga tidak luput dari unsur administrasi. Hal-hal seperti perolehan dana, penggunaan dan pertanggungjawabannya juga bagian dari administrasi.

6. Perbekalan atau Pengadaan
   Hal ini juga berkaitan dengan administrasi, di mana pengadaan, pembelian, penyimpanan, penggunaan, dan penyingkiran barang yang dibutuhkan perusahaan menjadi bagian administrasi.

7. Tata Usaha
   Hal-hal yang berkaitan dengan penyimpanan, pembukuan, pencatatan, hingga pengiriman menjadi bagian dari Tata Usaha.

Fungsi Administrasi Perusahaan

Lain halnya dengan fungsi dari administrasi. Perusahaan atau organisasi pastinya memiliki tujuan yang ingin dicapai dalam menggunakan peran administrasi.

1. Perencanaan atau Planning
   

   Perencanaan yang dilakukan oleh sebuat perusahaan atau organisasi tentu membutuhkan aktivitas administrasi. Hal ini mencakup kegiatan seperti pengumpulan data dan sumber, pengolahan data, penyusunan perencanaan, hingga penerapannya.

2. Penyusunan atau Organizing
   

   Sebagai penyusun dalam membangun setiap komunikasi dan hubungan antar karyawan atau anggota secara mudah dipahami demi mencapai tujuan suatu perusahaan atau organisasi.

3. Mengordinasi atau Coordinating
   

   Sebagaimana diatur oleh perusahaan dan organisasi, aktivitas ini dilakukan agar kegiatan perusahaan berjalan dengan lancar dan baik sehingga hal-hal seperti kekosongan aktivitas, bentrok, hingga kekacauan akan mudah dihindari. Hal ini juga berdampak positif bagi kelangsungan perusahaan ke depannya.

4. Laporan atau Reporting
   

   Aktivitas menyampaikan pergerakan, perkembangan dan hasil dari kegiatan atau program yang dijalankan karyawan serta anggota kepada atasan secara tulisan. Laporan ini nantinya akan menunjukkan hasil kinerja karyawan berdasarkan tugas dan posisinya

5. Pembuatan Anggaran atau Budgeting
   

   Anggaran adalah hal penting harus ada pada suatu perusahaan atau organisasi dalam meningkatkan kinerja. Anggaran ini digunakan untuk mewujudkan tujuan perusahaan dalam tahap pengembangan meliputi iklan, kerjasama, dan masih banyak lainnya.

6. Penempatan Posisi atau Staffing
   

   Hal ini berkaitan dengan sumber daya manusia pada suatu perusahaan atau organisasi meliputi perekrutan tenaga ahli, kebutuhan perlengkapan, dan pengembangan.

7. Bimbingan atau Directing
   

   Tujuan ini tentu yang dibutuhkan oleh anggota atau karyawan pada suatu perusahaan untuk memahami pencapaian seperti apa. Komunikasi yang diarahkan langsung berupa perintah, saran, pemberian tugas untuk karyawan bisa mencapai target yang diberikan. Dalam hal yang dimaksud adalah performa kerja.

Sumber : https://www.talenta.co/blog/insight-talenta/sistem-administrasi-perusahaan/