Siapa Bilang Staf Administrasi adalah Pekerjaan Mudah? Ini Faktanya !

Untuk menjadi staf administrasi kamu diperlukan kepribadian yang suka dengan kerapian, mengatur dan mengorganisir kegiatan, serta tidak keberatan untuk menghabiskan waktu dengan berbagai detail laporan kerja. Sebenarnya, ada beberapa keuntungan yang kamu dapat kalau bekerja sebagai staf administrasi. Salah satunya, kamu akan mengenal banyak orang termasuk bos-bos yang pastinya akan kamu cari saat butuh tanda tangannya persetujuan.

Untuk kemampuan dasar, komunikasi dan kecepatan dalam mengetik dan menyiapkan data adalah dua hal utama yang perlu dimiliki. Di kantor kecil dengan anggota tim 10-14 orang, biasanya tugas staf administrasi sebatas memastikan jadwal atasan dan mobilitas supir kantor bisa tertata, termasuk keluar masuknya uang kantor. Nah, beda lagi kalau kamu bekerja sebagai staf administrasi di perusahaan besar atau semacam kantor konsultan.

Tanggung Jawab dan Deskripsi Kerja

Ada beberapa deskripsi kerja utama staf administrasi, tanpa memandang jenis apa pun perusahaannya.

• Koordinasi dengan staf administrasi/sekretaris divisi lain jika ada meeting gabungan atau kegiatan lainnya
• Mengumpulkan dan menyusun dokumen
• Menyiapkan tiket dan akomodasi untuk kegiatan kerja atau kunjungan luar kantor
• Memastikan persediaan alat tulis kantor
• Memanipulasi data statistik, untuk poin ini biasanya memang harus dilakukan kalau ada tuntutan dari atasan atau situasi yang mendesak.

Tanggung jawab staf admnistrasi tidak sesederhana yang dibayangkan, misalnya ketika harus mengerjakan surat maka harus dipastikan semua ejaan yang ada di surat tersebut sudah tepat. Jobdesc kamu adalah memastikan segala sesuatu berjalan sesuai jadwal dan terkoordinasi baik ke atas (level manajerial) ataupun ke bawah (staf blue-collar).

Peranan Staf Administrasi

Selalu persiapkan segala kemungkinan yang bisa terjadi termasuk skenario untuk menyiasati situasi tidak terduga. Jadwal atasan sepenuhnya harus kamu kuasaai, biasanya kalau perusahaan sudah berbasis sistem online maka semua jadwal akan masuk ke kalendar elektronik tiap orang.

Termasuk bos-bos juga akan bisa mengakses jadwalnya sendiri, tapi jika mereka punya staf administrasi atau sekretaris maka para atasan tinggal menunggu diinfokan oleh stafnya. Tantangannya, kamu jelas harus punya organisasi waktu yang baik untuk diri sendiri supaya bisa ‘mengatur’ orang lain dengan baik juga.

Sekali waktu, salah satu teman saya yang juga sekretaris harus berkantor di unit lain bersama GM (General Manager) yang adalah atasan langsungnya, tapi para manager dan supervisor di timnya langsung kebingungan dengan jadwal meeting dan peminjaman ruang rapat karena sudah biasa diurusi oleh teman saya ini. Sering juga ada yang bilang, “Kalau nggak ada kamu, nggak jalan deh ini meeting.” Ini karena peranan seorang staf administrasi yang kadang juga harus menjadi notulen sembari memastikan dokumen lain sudah dikirim ke pihak-pihak yang dituju. Posisimu akan sangat dibutuhkan  dan dicari-cari. 

Pengembangan Skill

Pekerjaan apa saja yang kamu tekuni tentu diharapkan bisa menambah skill kamu untuk kemajuan karier di hari depan, termasuk sebagai staf administrasi. Meskipun sulit dan kadang dipandang tidak bergengsi, tapi harus tetap ada hal positif untuk karier selanjutnya yang kamu bawa. Kemampuan membuat dan membawakan presentasi dengan detil adalah salah satu modal yang harus kamu gali lebih banyak lagi selama ada kesempatan belajar.

Imej yang bisa diandalkan dan dipercaya oleh atasan juga perlu kamu bangun dan terus dikembangkan dalam berbagai momen supaya kamu berkesan dan membuat rekomendasi terus berjalan lancar. Bisa saja calon bos atau perusahaan baru yang kamu tuju masih kenal dengan mantan bosmu di kantor lama, apalagi kalau sektornya masih sejenis pasti akan mudah mendapat info tentang kinerja kamu sebelumnya. Satu lagi skill yang akan sangat berkembang jika kamu bekerja sebagai staf administrasi adalah kemauan untuk melayani orang lain yang akan memperluas jaringan kerja kamu di tahun-tahun selanjutnya.

Gaji Staf Administrasi

Gaji yang didapat seharusnya sudah di atas UMR masing-masing kota, tapi tidak jarang juga dihargai lebih rendah kalau jenis perusahaannya non-profit. Apabila kamu melamar pada perusahaan multinasional dengan sekretaris di kantor swasta level tengah tentu akan berbeda, belum lagi benefit lainnya yang diberikan oleh perusahaan. Lain lagi ceritanya kalau kamu memilih bekerja di lembaga kenegaraan atau BUMN. Kesempatan untuk belajar berorganisasi dengan lingkungan kerja profesional akan lebih terbuka buat kamu.

Saran saya bagi kamu yang ingin terjun pada profesi ini, cari tempat kerja yang sudah well-established manajemennya, termasuk urusan gaji dan kesejahteraan karyawan, karena kalau tidak, kamu akan terbebani dengan banyaknya tuntutan kerja yang tidak seimbang dengan penghasilanmu. Ingin mengawali karier sebagai staf administrasi? Kamu bisa mulai dengan mengunjungi Glints, lho.

Sumber : https://glints.com/id/lowongan/pekerjaan-staf-administrasi/#.YKclXqGySUk