Apa Itu Multitasking? Berikut 5 Tips agar Selalu Efektif!
Apakah sering mendengar istilah “multitasking“? Yups, keterampilan yang satu ini digadang-gadang diperlukan dalam dunia kerja dan organisasi. Misalnya saat mengelola sebuah proyek, Anda harus menangani banyak tugas secara bersamaan. Biasanya diperlukan kemampuan multitasking untuk menyelesaikan beberapa hal secara bersamaan. Namun, tahukah Anda kalau multitasking itu tidaklah mudah untuk dilakukan. Apalagi tidak dilakukan secara efektif.
Bahkan, kita mungkin bisa mengalami kesulitan karena otak kita tidak dirancang untuk menangani lebih dari satu hal sekaligus. Menurut Eyal Ophir, peneliti utama studi Multitasking Stanford, manusia itu sebenarnya kesulitan untuk multitasking. Karena pada dasarnya multitasking itu diartikan sebagai kegiatan mengerjakan dua atau beberapa hal dalam waktu (nyaris) bersamaan. Namun, seiring dengan berjalannya waktu, makna dari multitasking juga mengalami perubahan.
Saat ini, multitasking diartikan sebagai kemampuan berpindah dari mengerjakan satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya secara efektif dan efisien. Jika salah langkah, akhirnya malah membuat kerjaan tidak selesai, hasil kerja menjadi buruk, dan bisa mengganggu kesehatan mental, lho. Sebaliknya jika multitasking dilakukan dengan benar, bisa menjadi jalan keluar untuk menyelesaikan sejumlah tugas secara bersamaan. Nah, mungkin Anda telah mencoba untuk bisa multitasking atau sering dibutuhkan multitasking untuk bisa menyelesaikan pekerjaan – pekerjaan Anda, tetapi masih saja keteteran hingga mengalami burn out. Oleh karena itu, kami telah merangkum 5 tips agar Anda mampu multitasking secara efektif.
- Membuat Daftar Prioritas
Perlu Anda tahu jika mengambil terlalu banyak pekerjaan sekaligus dapat menyebabkan stres dan rasa khawatir berlebihan. Misalnya, di tempat kerja, kita sering membebani diri kita sendiri dengan semua tugas yang harus diselesaikan setiap hari atau minggu. Oleh karena itu, menulis daftar prioritas dapat menjadi salah satu cara untuk mengatur berbagai pekerjaan yang ingin diselesaikan.
Untuk membuat daftar lebih mudah bagi Anda, pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi to do list. Ada banyak aplikasi yang dapat Anda gunakan secara gratis. Tidak ada alat manajemen tugas yang sempurna. Pilihlah produk terbaik sesuai kebutuhan Anda.
Anda bisa memilih aplikasi yang memiliki fitur lengkap, seperti komunikasi, manajemen tugas, dan alur kerja, seperti:
- Trello
- Slack
- Meister Task
- Quip
- dan aplikasi sejenisnya.
Jangan lupa untuk menulis daftar tugas dengan penjelasan di setiap tugas sehingga membuat tugas lebih mudah dikerjakan.
- Tetapkan Durasi Waktu
Selanjutnya, Anda perlu menetapkan berapa lama durasi waktu dalam menyelesaikan tugas. Mengapa durasi waktu itu penting? Karena dapat membantu Anda untuk mengestimasikan waktu pengerjaan tugas agar lebih efisien. Perlu diingat multitasking dapat menyebabkan stres yang berkepanjangan, jika terlalu mengerjakan banyak tugas sekaligus. Apalagi tidak memberi diri Anda cukup waktu untuk menyelesaikan tugas. Misalnya, Anda memiliki 2 atau 3 kegiatan yang harus dikerjakan. Anda bisa menganalisis kegiatan mana yang bisa dilakukan terlebih dahulu. Anda perlu menetapkan durasi waktu agar Anda tidak terlambat menyelesaikan pekerjaan atau kegiatan. Setiap kegiatan diberikan jangka waktu tertentu sesuai dengan kebutuhan, ya.
- Rencanakan jadwal day-by-day
Anda dapat mulai memetakan jadwal Anda untuk setiap hari dalam seminggu. Contohnya, bisa dimulai dari hari Senin sampai Minggu dalam seminggu. Anda bisa melingkari hari yang ada kegiatan atau ada deadline pekerjaan. Hal ini akan membantu Anda dalam membuat rencana untuk tugas-tugas yang akan dikelola setiap hari. Selain itu, dapat memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi di hari apa saja Anda dapat mengerjakan tugas-tugas prioritas. Anda dapat mengalokasikan diri untuk fokus sehingga mampu melakukan banyak tugas secara lebih efisien sepanjang minggu.
- Bekerja Dengan Stabil
Mungkin Anda menjadi mudah terburu-buru ketika harus mengerjakan banyak tugas yang berbeda. Ini akan menjadi bumerang bagi Anda yang harus melakukan pekerjaan lainnya. Bekerjalah dengan stabil sehingga Anda tidak melewatkan apapun. Hal ini akan membantu Anda untuk menyelesaikan pekerjaan dengan kemampuan terbaik Anda. Supaya Anda dapat bekerja dengan stabil, pastikan Anda menghindari segala jenis gangguan. Misalnya, Anda sedang sedang berada di kantor. Selama sibuk bekerja, Anda dapat memberitahu kepada rekan kerja Anda bahwa Anda perlu waktu untuk fokus dan tidak ingin diganggu, kecuali dalam keadaan darurat. Jika perlu, Anda dapat memasang headphone untuk memblokir kebisingan kantor.
5. Tetap Fokus Dan Istirahat
Biasanya hal ini bisa lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Ada saja gangguan yang membuat fokus mudah terganggu. Anda bisa mematikan ponsel Anda selama jam kerja, atau tidak memeriksa email Anda selama 30 menit. Ini dapat membantu Anda untuk tetap fokus dan membuat daftar tugas Anda lebih cepat untuk diperiksa. Namun, bekerja terus menerus sepanjang hari bukanlah hal yang bijak untuk menyelesaikan sesuatu dengan cepat. Oleh karena itu, Anda tetap perlu beristirahat. Pastikan Anda memberi diri Anda istirahat pendek di siang hari. Selama beristirahat, Anda bisa menemukan kesalahan yang mungkin tidak Anda sadari sebelumnya.
Tentu, kita dapat melakukan suatu pekerjaan secara berlebihan. Tetapi, bekerja terlalu keras untuk waktu yang terlalu lama akan menghasilkan toxic productivity. Akibatnya, malah mengganggu kesehatan fisik dan mental. Multitasking yang efisien dapat dengan mudah dicapai jika Anda memahami arti sebenarnya. Satu hal yang perlu diingat, yaitu jangan terlalu memaksakan diri. Seperti keterampilan lainnya, multitasking adalah skill yang perlu butuh waktu. Teruslah berlatih dan selalu belajar dari setiap kesalahan yang diperbuat.
Sumber : https://ruangmahasiswa.com/tips/tips-multitasking-yang-efektif/
