5 Tips Menjadi Resepsionis Profesional yang Andal Berkomunikasi

Resepsionis selalu dianggap sebagai ‘wajah’ bagi perusahaan atau hotelnya bekerja. Hal itu dikarenakan resepsionis adalah orang pertama yang bertugas untuk menyambut dan mengarahkan tamu yang datang dengan berbagai keperluannya itu. Dalam menghadapi tamu-tamu ini, tentunya dibutuhkan kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang resepsionis sehingga ia dapat menghadapi berbagai situasi dan kondisi yang mungkin saja muncul secara mendadak. Salah satu kemampuan yang wajib dimiliki yaitu kemampuan berkomunikasi.

Kepandaian dalam berkomunikasi tentunya menjadi pertimbangan penting mengingat tugas utama dari seorang resepsionis adalah menyambut, mengarahkan, atau menanyakan keperluan dari tamu yang datang. Ketangkasannya dalam berbicara juga secara tidak langsung memberikan citra yang baik ke perusahaannya bekerja. Oleh karena itu, bisa berkomunikasi dengan baik dan lancar tentu akan menjadikan seorang respsionis profesional. Berikut beberapa tips berkomunikasi sehingga bisa meningkatkan diri menjadi resepsionis yang tangkas dalam berbicara.

1. Diusahakan Dapat Berbicara Bahasa Asing

Tips pertama ini tentunya memang wajib dimiliki oleh seorang resepsionis yaitu dia harus menguasai lebih dari satu bahasa. Jika memiliki permasalahan dengannya, paling tidak seorang resepsionis bisa dengan lancar berbahasa Inggris, baik itu dalam bentuk tulisan ataupun ucapan. Hal itu dikarenakan sebagai seseorang yang menyambut tamu untuk pertama kali, resepsionis harus menyiapkan diri jika sewaktu-waktu terdapat tamu asing yang datang berkunjung. Dengan dimilikinya kemampuan berbahasa asing ini, tentunya tamu asing tersebut dapat terlayani dengan baik, dan citra perusahaan tidak menjadi buruk.

Bayangkan saja jika seorang resepsionis tersebut tidak memiliki kemampuan berbahasa lain, dan hanya sanggup berbahasa Indonesia, sedangkan tamu itu pun tak memiliki kemampuan bercakap dalam Indonesia. Tentunya hal itu akan memberikan nilai negatif bagi resepsionis dan perusahaan tersebut. Adapun, meski telah menguasai bahasa Inggris, ada baiknya juga seorang resepsionis mulai belajar bahasa lain sebagai suatu keahlian. Hal itu menimbang apabila suatu waktu, datang tamu asing yang tak bisa berbicara bahasa Indonesia ataupun Inggris.

2. Lugas, Efektif, Efisien, tapi Tetap Ramah

Tips kedua yang harus dimiliki oleh seorang resepsionis ialah bagaimana gaya dirinya berbicara. Sebagai seseorang yang menyambut tamu, resepsionis harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang lugas, efektif, dan efisien. Hal itu selain untuk menyingkat waktu, juga jika di suatu kondisi secara bersamaan datang banyak tamu. Tentunya resepsionis harus lugas terhadap poin pembicaraan, efektif dan efisien terhadap waktu.

Apabila resepsionis tersebut melayani satu per satu dengan sikap yang terlalu ramah bahkan hingga menjurus ke obrolan tak penting, tentunya hal itu tak akan baik juga terhadap citra perusahaan yang diwakili oleh resepsionis tersebut. Bisa saja sebutan ‘terlalu lama pelayanannya’ bisa disandang oleh perusahaan tempat resepsionis tersebut bekerja karena sikapnya tadi. Oleh karena itu, berkomunikasi secara lugas, efektif, dan efisien terhadap inti pembicaraan dan waktu harus diterapkan oleh seorang resepsionis. Tak lupa juga untuk tetap menerapkan sikap ramah dan sopan terhadap tamu yang datang.

3. Bersikap Sopan Kepada Orang Lain

Tips ketiga yaitu bersikap sopan. Salah satu sikap yang wajib dimiliki jika ingin menjadi seorang resepsionis profesional. Maksud dari sikap sopan di sini terbagi menjadi dua. Pertama, resepsionis harus memandang tamu yang sedang berbicara. Kontak mata ketika percakapan sedang berlangsung tentunya penting untuk dilakukan baik oleh resepsionis ataupun tamu. Hal itu bisa menunjukkan bahwa resepsionis dengan fokus dan serius mendengarkan keluhan atau pertanyaan yang dilontarkan oleh sang tamu. Bayangkan jika resepsionis lebih fokus menatap ponselnya dibandingkan menatap mata tamu yang sedang berbicara, tentunya kesan diremehkan akan dirasakan oleh sang tamu tersebut. 

Kedua, tidak menyela obrolan. Ketika seorang tamu sedang menjelaskan maksud tujuannya datang ke perusahaan tersebut, diharapkan agar seorang resepsionis tidak menyela ucapan dari tamu tersebut. Selain tidak sopan, hal itu juga bisa membuat kesalahpahaman terjadi karena pembicaraan belum selesai. Adapun akan lebih baik, jika resepsionis mendengarkan dengan penuh dan hingga selesai, sebelum dirinya merespons ucapan tamu tersebut.

4. Memperhatikan Bahasa yang Digunakan

Ketika datang untuk bekerja, seorang resepsionis harus langsung memisahkan kehidupan pribadi dan profesinya. Salah satunya mengenai gaya bahasa yang digunakan. Akan terkesan tak profesional jika seorang resepsionis menggunakan gaya bahasa nonformal yang biasa digunakan di lingkungan pribadinya kepada tamu yang datang ke perusahaan. Resepsionis harus tahu dan dapat membedakan situasi yang mengharuskannya berkata formal atau nonformal. Keahlian tersebut tentunya menjadi salah satu cara agar bisa menjadi seorang resepsionis profesional.

5. Memperhatikan Bahasa Nonverbal

Tips terakhir yaitu memperhatikan bahasa nonverbal. Nonverbal di sini termasuk tingkah laku yang ditunjukan. Seorang resepsionis harus selalu memperhatikan tingkah laku yang sopan untuk ditunjukkannya kepada para tamu. Sikap menatap wajah pembicara yang dibahas di poin tiga menjadi salah satunya. Namun, sikap sopan nonverbal lainnya yang dibahas di poin lima ini adalah bagaimana seorang resepsionis tidak melakukan gerak-gerik yang terkesan merendahkan tamu tersebut, seperti meminum kopi ataupun memotong jari kuku ketika sedang menyambut tamu. 

source : https://vocasia.id/blog/tips-menjadi-resepsionis-profesional/