Penjelasan Terlengkap dari HRIS System yang Wajib Dipahami

Manajemen sumber daya manusia semakin berkembang dalam beberapa tahun ini dan peran teknologi ikut mendorong kemajuannya secara signifikan. Salah satu tren yang sedang populer yaitu penggabungan sistem informasi dengan manajemen sumber daya manusia menjadi suatu perangkat lunak yang dikenal dengan nama HRIS.

HRIS adalah alat yang banyak digunakan oleh bagian personalia untuk membantu menyelesaikan tanggung jawab pekerjaan mereka. Bagaimana manfaatnya dan fitur seperti apa yang harus dimiliki? Ketahui penjelasannya secara rinci melalui artikel berikut.

Apa itu HRIS?

HRIS adalah singkatan dari human resource information system atau sistem informasi sumber daya manusia. Menurut searchhrsoftware.techtarget.com, HRIS dapat didefinisikan sebagai perangkat lunak yang menyediakan penyimpanan terpusat mengenai data karyawan yang digunakan dalam proses manajemen sumber daya manusia. HRIS juga biasanya menyediakan fungsi SDM lain seperti perekrutan, pelacakan pelamar, manajemen waktu dan kehadiran, penilaian kinerja, serta administrasi insentif atau tunjangan.

Manfaat dari Penggunaan Sistem HRIS

Bekerja dengan HRIS memiliki sejumlah manfaat yang menguntungkan, baik bagi perusahaan, SDM, maupun karyawan. Dilansir dari aihr.com, manfaat penggunaan sistem HRIS dapat dijelaskan secara detail sebagai berikut.

1. Mempermudah pencatatan data karyawan

HRIS adalah sistem pencatatan yang dapat melacak perubahan apapun terkait dengan karyawan. Oleh karena itu, HRIS menjadi rujukan yang terpercaya berkaitan dengan data personalia. HRIS juga dapat menyimpan data-data penting yang wajib dimiliki oleh perusahaan seperti informasi kontak pertama jika terjadi kecelakaan, nomor wajib pajak, atau masa berlaku sertifikat profesi bagi karyawan.

2. Pekerjaan tim personalia menjadi lebih efektif

Beberapa perusahaan masih menyimpan data karyawan dalam bentuk dokumen fisik sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menemukan folder yang tepat. Dengan menyimpan semua informasi dalam satu sistem melalui HRIS, tim personalia tidak hanya dapat menghemat waktu tetapi juga menguntungkan dalam akurasi data. Selain itu, pekerjaan yang sifatnya berulang seperti pencatatan kehadiran, alokasi pendapatan karyawan, penghitungan pajak, dan sebagainya dapat dilakukan secara otomatis. Hal ini tentunya membuat pekerjaan tim personalia menjadi lebih efektif dan efisien.

3. Membantu proses pengambilan keputusan

HRIS memungkinkan pelacakan data yang diperlukan untuk memajukan SDM dan strategi bisnis. Tergantung pada prioritas perusahaan, data yang berbeda dapat dilacak dengan tepat dan cepat sehingga manajer personalia dapat mengakses informasi yang diperlukan dalam proses pengambilan keputusan.

4. Akses data yang fleksibel

Mayoritas HRIS adalah aplikasi yang terhubung secara daring sehingga data personalia dapat diakses dimanapun dan kapanpun. Pemilik perusahaan maupun HR dapat melakukan kontrol kinerja karyawan dengan fleksibel dan leluasa. Beberapa HRIS juga menawarkan akses mandiri bagi karyawan yang memungkinkan mereka mengelola keperluannya masing-masing.

Tugas dan Fungsi utama dari HRIS

Tugas utama perangkat lunak HRIS terbagi menjadi beberapa tipe sesuai dengan fungsinya masing-masing yang dapat membantu perusahaan mengelola kebutuhan personalia khususnya HR. Berikut jenis-jenis dan fungsi HRIS yang populer digunakan di Indonesia.

1. HRIS operational

HRIS operational menyediakan semua data karyawan untuk memudahkan manajer melakukan pengambilan keputusan yang berhubungan dengan sumber daya manusia. HRIS jenis ini memiliki lima komponen penting di dalamnya meliputi sistem informasi karyawan, sistem pengawasan kedudukan, sistem penilaian kinerja karyawan, sistem rekrutmen karyawan, dan sistem pengelolaan terhadap peraturan pemerintah yang terkait dengan ketenagakerjaan.

2. HRIS tactical

HRIS tactical berfungsi memberikan data pendukung kepada manajer agar dapat melakukan pengambilan keputusan untuk mengoptimalkan alokasi sumber daya manusia. HRIS jenis ini akan mengurusi beberapa hal termasuk analisis tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan, keputusan rekrutmen, rencana kompensasi dan tunjangan karyawan, serta pelatihan dan pengembangan kapasitas karyawan.

3. HRIS strategic

HRIS strategic berfungsi untuk menyamakan strategi perusahaan dengan karyawan serta mengetahui perencanaan pekerjaan karyawan secara keseluruhan. HRIS dalam jenis ini memiliki tiga komponen utama yaitu perencanaan strategis perusahaan dalam jangka panjang seperti membangun pabrik atau kantor di lokasi baru; manajemen sumber daya manusia yang lebih terperinci; dan sistem informasi yang membantu melakukan negosiasi dengan pihak ketiga seperti vendor, serikat pekerja, atau manajemen perusahaan secara keseluruhan.

4. HRIS comprehensive

HRIS comprehensive adalah jenis HRIS yang dapat mengintegrasikan seluruh data karyawan seperti distribusi gaji, kehadiran karyawan, pelatihan karyawan, proses rekrutmen, hingga peraturan pemerintah yang berkaitan dengan ketenagakerjaan.

Fitur-Fitur Utama Yang Harus Ada Dalam HRIS

Sebagai salah satu inovasi yang memberikan banyak manfaat terhadap perkembangan bidang personalia, HRIS tidak dapat dipandang sebelah mata. Karena HRIS mencakup semua fungsi untuk SDM, perangkat lunak tersebut setidaknya memuat fitur-fitur utama sebagai berikut.

1. Sistem payroll

Fitur ini akan memudahkan tim personalia dalam melakukan penghitungan sekaligus pendistribusian gaji bagi seluruh karyawan karena sudah terintegrasi secara otomatis dengan data presensi karyawan.

2. Kehadiran karyawan

Fitur ini berfungsi untuk merekap data kehadiran karyawan sesuai jadwal masuk dan keluar kantor. Karyawan hanya perlu melakukan absensi dengan sidik jari atau kartu yang telah disinkronisasikan dengan HRIS. Fitur ini juga memudahkan tim personalia untuk mendeteksi keterlambatan. Selain itu, dalam masa pandemi di mana mayoritas karyawan bekerja dari rumah, beberapa HRIS juga menyediakan fitur absensi waktu nyata atau real time dengan memanfaatkan sistem navigasi satelit yang berada di telepon genggam.

3. Pengajuan cuti

Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengatur sendiri pengajuan cutinya melalui aplikasi HRIS. Dengan bantuan fitur ini, proses pengajuan cuti yang biasanya memakan waktu lama dapat dipersingkat.

Setelah mengetahui segala sesuatu mengenai HRIS, kamu juga bisa menyimak keseharian seorang HR Manager agar mendapat gambaran yang lebih mendalam.

source : https://www.ekrut.com/media/hris-adalah