Pengertian Delegasi Dan Cara Memaksimalkannya

Delegasi merupakan unsur penting dalam menjalankan sebuah perusahaan. Mungkin Anda sudah tidak asing dengan istilah delegasi. Delegasi adalah suatu pelimpahan wewenang yang umumnya diberikan oleh atasan kepada seseorang dengan jabatan di bawahnya. Tindakan ini umumnya dilakukan untuk mempercepat suatu pekerjaan serta agar kegiatan operasional perusahaan berjalan sebagaimana mestinya. 

Delegasi adalah suatu kegiatan untuk memberikan suatu wewenang dan tanggung jawab kepada orang lain untuk melakukan suatu kegiatan yang mana pihak penerima wewenang harus mampu bertanggungjawab kepada orang yang melimpahkan wewenang. Orang yang menjadi delegasi dipercaya untuk menjalankan tugas tertentu atas dasar penunjukkan dari atasan maupun organisasi. Selain itu, makna lain dari delegasi adalah tindakan pelimpahan wewenang yang biasanya dilakukan oleh manajer ataupun atasan di suatu perusahaan kepada anggota tim atau anak buahnya agar pekerjaan tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Tujuan Delegasi

Melalui kegiatan delegasi, diharapkan proses operasional perusahaan atau organisasi berjalan dengan lancar. Selain itu, delegasi memiliki berbagai tujuan dasar yaitu sebagai berikut.

1. Agar semua pekerjaan dapat selesai tepat waktu dengan baik, efektif, dan efisien.
2. Mempermudah pihak atasan dalam merumuskan kebijakan yang tepat dari hasil evaluasi pekerjaan.
3. Memberikan peran sesuai dengan porsi, tugas, kemampuan, dan jabatan bagi tiap pekerja dalam suatu perusahaan.
4. Memotivasi pekerja untuk lebih fokus pada kinerja dan target yang ingin diraih.
5. Membantu manajer agar lebih fokus pada hal-hal yang lebih penting sehingga membawa kemajuan bagi perusahaan.
6. Delegasi adalah sarana untuk memotivasi pekerja dalam mengembangkan karirnya, serta belajar dari keberhasilan maupun kegagalan yang dialami.

Manfaat Delegasi

Sementara itu, delegasi juga memiliki beberapa manfaat yang bisa dirasakan oleh atasan ataupun karyawan seperti:

• Memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan keterampilan baru bagi karyawan lewat tugas yang didelegasikan.
• Mengembangkan kepercayaan antara pekerja dan atasan serta memperbaiki kualitas komunikasi.
• Memberi waktu bagi manajer untuk fokus pada hal yang lebih penting.
• Meningkatkan efisiensi, manajemen waktu, dan produktivitas kerja.
• Meningkatkan motivasi bagi karyawan untuk bisa menyelesaikan tugas dengan baik.
• Memberi peluang pertumbuhan karir saat tugas yang didelegasikan tersebut berjalan dengan sukses.

Tips Keberhasilan Delegasi

Sebagai atasan, Anda pasti menginginkan karyawan mengerjakan tugas dengan baik. Untuk mencapai target tersebut, Anda perlu mempertimbangkan beberapa hal. Jika tidak, tentu akan berpengaruh pada hasil akhir. Berikut adalah beberapa tips agar berjalan lancar.

• Berikan Tugas dan Kepercayaan dengan Penuh

Kegiatan delegasi tentu tidak mudah. Bahkan untuk mengambil keputusan tersebut merupakan hal yang berat dan sangat berisiko. Namun, perusahaan yang baik adalah perusahaan yang mampu menghadapi berbagai dinamika yang terjadi. 

Sisi positif lainnya dari delegasi adalah memberikan wewenang kepada karyawan dan melihat bagaimana mereka berkembang. Dengan kepercayaan penuh, karyawan akan merasa lebih nyaman untuk melakukannya. Contohnya adalah karyawan akan lebih leluasa untuk mengeksplorasi berbagai ide. Dengan begitu, kemampuan karyawan akan semakin meningkat.

• Pilih Orang yang Tepat

Pemilihan orang yang tepat akan menjadi indikator keberhasilan suatu proses delegasi. Delegasi merupakan kegiatan yang penuh risiko, Anda perlu memilih orang yang tepat agar risiko tersebut bisa dihadapi dengan baik.

Ada berbagai hal yang patut dipertimbangkan dalam memilih orang yang tepat. Misalnya, kemampuan yang mereka miliki, kelebihan dan kelemahan, dan strategi apa yang mereka lakukan dalam menyelesaikan tugas. Dengan melakukan beberapa pertimbangan itu, kemungkinan kegagalan delegasi akan semakin kecil terjadi.

• Sesuai dengan Minat dan Bakat

Untuk menyelesaikan sebuah tugas, akan lebih baik jika tugas tersebut sesuai dengan minat dan bakat karyawan. Ketika mereka memiliki minat, mereka akan lebih semangat dalam melakukannya. Selain itu, mereka bisa sekaligus menempatkan minat dan bakatnya pada hal-hal positif dalam mendukung pekerjaannya. Hasil yang diperoleh pun akan lebih maksimal karena bidang pekerjaan karyawan sesuai dengan karakternya.

• Berikan Instruksi dengan Jelas

Cobalah untuk mempermudah pekerjaan delegat dengan memberikan instruksi yang jelas. Pada surat delegasi, Anda perlu mencantumkan detail aktivitas penugasan. Dengan demikian, karyawan tidak perlu mengira-ngira dan penugasan pun akan berjalan dengan efektif.

• Tetapkan tenggat waktu dan evaluasi

Instruksi yang jelas juga berkaitan dengan penetapan jangka waktu dari adanya pemberian wewenang sampai dengan menyelesaikan penugasan. Adanya jangka waktu yang akan membantu karyawan dalam memikirkan strategi terbaik. Berikan jangka waktu agar memberikan efek urgensi. Pastikan Anda menetapkan waktu yang ideal agar penyelesaian tugas tidak terkesan memaksakan.