Tugas dan Tanggung Jawab Project Admin

Tugas dan Tanggung Jawab Project Admin – Suatu perusahaan tidak mungkin berhasil jika hanya melibatkan satu orang. Anda perlu berkolaborasi dengan seluruh bagian dalam setiap tahapannya. Umumnya, terdapat project manager yang ditugaskan untuk memimpin, merencanakan, dan mengelola keseluruhan tim. Namun, hal tersebut tidak dapat dilakukan sendirian. Individu yang membantu dalam kapasitas ini disebut sebagai project admin.

Administrasi adalah elemen terpenting di balik layar suatu proyek, seperti pencatatan, pembukuan, dan lainnya. Secara struktural, posisi project admin berada di tengah. Artinya, mereka menjembatani project manager dan tim yang mengeksekusi proyek. 

Mereka tidak hanya mengatur administrasi, namun juga bertanggung jawab untuk memantau proyek supaya tetap sesuai rencana. Profesi ini mengharuskan Anda untuk teliti karena harus memastikan seluruh kebutuhan tim terpenuhi.

Apakah Anda tertarik untuk menekuni bidang yang satu ini? Lantas, apa saja kualifikasi yang diperlukan? Bagaimana job desk umumnya? Mari kita diskusikan semua hal yang berkaitan dengan project admin dalam artikel berikut.

Apa itu Project Admin?

Project admin adalah bagian yang bertanggung jawab atas keperluan administratif dalam suatu proyek. Mulai dari urusan dokumentasi, penanganan anggaran, laporan keuangan, hingga agenda rapat. 

Dengan adanya pembukuan dan pencatatan, proyek diharapkan tetap terorganisir dan berjalan dengan baik. Tentunya pekerjaan ini tidak jauh dari skill manajemen.

Sebagai project admin, nantinya Anda akan menjadi tangan kanan project manager. Tujuannya adalah membantu project manager supaya fokus pada hal-hal besar. Sementara, project admin mengurus urusan-urusan yang cakupannya lebih kecil supaya tim tetap on-track dan on-time.

Lowongan pekerjaan semacam ini sangat mudah ditemukan. Berbagai jenis perusahaan yang mempekerjakan project admin antaranya bidang teknik, farmasi, medis, penelitian, dan masih banyak lagi. Alur perusahaan tersebut memang tergolong kompleks sehingga membutuhkan peran yang dapat menyederhanakannya.

Tugas dan Tanggung Jawab

Job desk project admin terbilang cukup beragam. Semua bergantung pada bagaimana kebijakan perusahaan dan keperluan proyeknya. Namun, ada beberapa tugas umum yang selalu dikerjakan oleh mereka. Berikut ini penjelasannya:

1. Memantau pekerjaan tim

Perencanaan tim adalah bagian terpenting dari alur kerja suatu proyek. Project admin hadir untuk memantau bagaimana progress tiap individu yang terlibat. Jika terdapat tugas yang melewati tenggat waktu, maka ia akan melaporkan nya pada project manager. Dengan demikian, seluruh tim dapat bekerja sebagaimana standar yang sudah ada.

2. Mengerjakan dokumentasi

Proyek melibatkan banyak urusan administrasi, tidak terkecuali pengarsipan, distribusi, dan penyimpanan dokumen. Proses dokumentasi harus faktual dan tidak boleh terlambat. Wujudnya dapat berupa tulisan, foto, video, hingga tanda tangan.

3. Mengelola budget

Alokasi biaya adalah elemen terpenting dalam operasional suatu proyek. Project admin nantinya akan memantau segala jenis pemasukan, pengeluaran, dan transaksi. Ia juga melakukan pembuatan laporan keuangan serta pembukuan seperti kas, inventaris, daftar hutang, dan lainnya. Kegiatan ini harus terlaksana dengan jujur dan minim kesalahan.

4. Menjadwalkan rapat

Rapat berfungsi untuk memastikan bahwa komunikasi dan kolaborasi tim terjalin secara terbuka. Project manager menetapkan struktur rapat, sedangkan project admin bertanggung jawab untuk menjadwalkan rapat. Ia juga berperan sebagai notulen yang membuat catatan rapat supaya tim mengetahui bagaimana perkembangan kerja mereka.

5. Merekrut staf proyek

Seorang pekerja dalam proyek harus melewati seleksi dari project admin. Proses ini harus sesuai dengan spesialisasi, kompetensi, dan kualifikasi dari perusahaan terkait. Oleh karena itu Anda harus paham betul bagaimana seluk beluk dan kebutuhan perusahaan atas sumber daya manusianya.

6. Mengelola inventaris

Suatu perusahaan tentu memiliki barang atau alat yang dapat menunjang pekerjaan staf. Maka, diperlukan peran untuk menjaga agar aset tersebut tetap aman. Project admin bertugas untuk mencatat inventaris tersebut tiap harinya jika ada yang sedang digunakan, rusak, atau hilang. Ia juga bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang ada. 

7. Membuat surat jalan

Urusan eksternal juga menjadi bagian dari pekerjaan ini. Project admin bertugas untuk membuat surat jalan untuk setiap kendaraan yang terlibat atau keluar masuk pada suatu proyek. Nantinya ia akan membuat surat jalan dan mengkoordinasikannya pada pihak keamanan terkait. 

Gaji Project Admin

Sebelum melamar pada posisi ini, tentunya Anda harus memastikan seberapa besar gaji yang bisa Anda dapatkan. Menurut Jobstreet.co.id, kisaran gaji pekerjaan ini bergantung pada UMR daerah, ukuran budget perusahaan, jenjang pendidikan terakhir Anda, pengalaman kerja Anda, dan sertifikasi apa yang Anda miliki.

Berikut adalah rata-rata gaji di beberapa lokasi:

• Jakarta (Rp3.500.000 per bulan)
• Bandung (Rp4.600.000 per bulan)
• Surabaya (Rp3.575.000 per bulan)
• Tangerang (Rp4.000.000 per bulan)
• Pekanbaru (Rp5.600.000 per bulan)

Di samping gaji, terdapat pula insentif asuransi kesehatan, uang lembur, atau tunjangan lainnya. Namun, semua dipengaruhi oleh perusahaan yang menaungi Anda nantinya.

Baca Juga: 

•  

Kualifikasi

Pekerjaan ini tidak hanya berkutat pada hard skills untuk mengurus administrasi saja. Namun, terdapat pula soft skills yang perlu Anda siapkan. Berikut penjelasannya:

1. Teamwork-oriented

Ingatlah bahwa pekerjaan tidak mungkin selesai dengan sendirinya. Anda memerlukan tim untuk mendelegasikan tugas, saling berkomunikasi, dan mendengarkan kebutuhan mereka. Dengan demikian, mempunyai kemampuan untuk bekerja dalam tim akan sangat menunjang keberhasilan proyek.

2. Detail dan teliti

Project admin kerap menangani banyak tugas berbeda dalam waktu yang bersamaan. Mereka dituntut untuk menyelesaikan semuanya dengan minim kesalahan. Oleh karenanya, Anda harus jeli dan konsentrasi dalam memperhatikan dokumen Anda supaya tidak perlu bekerja dua kali.

3. Paham birokrasi perusahaan

Alur pembuatan surat atau dokumentasi tentu berbeda-beda di tiap perusahaan karena melibatkan pihak dan jabatan yang beragam pula. Sebelum melamar profesi ini, ada baiknya Anda melakukan sedikit research terkait kondisi perusahaan dan struktur yang ada di dalamnya.

Kesimpulan

Project admin memiliki prospek karir besar di masa depan namun juga memerlukan kualifikasi yang tinggi. Ketika menyangkut lingkungan kerja, mereka sangat dibutuhkan untuk memastikan keberhasilan suatu proyek. Mereka menjadi penghubung antara project manager dan tim yang mengeksekusinya.

Itulah serba-serbi mengenai project admin. Apakah Anda sudah tertarik untuk menekuninya? Pada akhirnya, semua bergantung pada perusahaan dan proyek masing-masing. Namun, kami harap artikel ini dapat bermanfaat bagi Anda.