Ini Arti dari Petty Cash, Tujuan, dan Metodenya

Semua orang yang terjun ke dunia bisnis tentu memiliki harapan untuk bisa mendapatkan keuntungan dan pemasukan secara mandiri tanpa bergantung pada orang lain. Dalam menjalankan bisnis, selain memiliki semangat dan konsistensi yang tinggi, pastikan pula untuk memahami segala hal yang berkaitan dengan keuangan dan cara manajemennya. Hal ini berlaku baik pada bisnis berskala kecil ataupun besar.

Salah satu contoh cara manajemen keuangan yang penting untuk dipahami adalah menyiapkan petty cash. Apa yang dimaksud dengan petty cash? Secara sederhana, yang dimaksud dengan petty cash adalah kas kecil yang sudah disiapkan dalam sebuah bisnis atau perusahaan. 

Sesuai namanya, kas kecil ini digunakan untuk memenuhi pengeluaran kecil yang bisa saja terjadi sewaktu-waktu pada operasional bisnis. Dengan begitu, manajemen keuangan dapat dilakukan dengan lebih mudah, termasuk pada pengelolaan arus kasnya. Nah, agar lebih memahami tentang apa itu petty cash, tujuan pencatatan, metode, sampai contohnya, simak penjelasan berikut ini.

Pengertian Petty Cash

Dalam menjalankan bisnisnya, perusahaan tentu tidak melulu melakukan transaksi dengan nominal yang besar saja. Terkadang, ada pengeluaran kecil yang harus dilakukan untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnisnya. 

Jika intensitas pengeluaran kecil tersebut jarang terjadi, tentu pihak akuntansi tidak akan kerepotan untuk mencatat transaksinya. Tapi, bagaimana jika ada banyak transaksi kecil yang terjadi di sebuah periode keuangan tertentu? Jika harus mencatatnya satu per satu, tentu akan memakan waktu dan tenaga yang banyak, serta ketelitian tinggi guna memastikan tidak ada kesalahan dalam proses pembukuannya.

Nah, untuk mengatasi hal tersebut, tidak jarang perusahaan membutuhkan yang namanya petty cash. Arti petty cash adalah dana dalam jumlah kecil yang memang dikhususkan perusahaan untuk dipakai membayar pengeluaran kecil. Umumnya, penyiapan dana tersebut dilakukan untuk menangani transaksi mendadak maupun transaksi rutin, sehingga perlu disiapkan dalam bentuk uang tunai. 

Petty cash mempunyai ciri khas jumlah dananya yang terbatas dan telah ditetapkan oleh pihak manajemen. Biasanya, nominal dana kas kecil ini tergantung dari kebijakan pihak perusahaan yang disesuaikan berdasarkan skala operasionalnya. Salah satu contoh petty cash, antara lain, membeli kebutuhan ATK agar lebih mudah dilakukan tanpa prosedur belanja yang biasa dilakukan dalam perusahaan.

Apa Tujuan Mencatat Petty Cash?

Disiapkannya petty cash atau kas kecil ini bukan tanpa alasan. Hal ini dikarenakan adanya kas tersebut ternyata bisa memberi beragam manfaat yang penting dalam aktivitas dalam sebuah bisnis. Pada perusahaan besar pun keberadaan kas kecil ini penting untuk mendapatkan berbagai tujuan, antara lain sebagai berikut.

• Menghindari prosedur pengambilan dana yang tidak efisien serta tidak ekonomis saat terdapat pengeluaran mendadak dengan nominal yang terbilang kecil.
• Memudahkan karyawan agar dapat melakukan pelayanan yang maksimal, tapi mengalami masalah di sejumlah hal. Dengan begitu, adanya petty cash mampu untuk memenuhi kebutuhan guna memberikan pelayanan tersebut sehingga relasi pihak mitra dengan perusahaan bisa terjaga. 
• Mempercepat proses realisasi dari sebuah kegiatan yang memerlukan dana secara mendadak, cepat, serta tidak direncanakan sebelumnya.
• Mampu mengatasi kendala perlengkapan maupun kebutuhan kantor dan bisnis yang telah habis, namun harus dipenuhi kembali dengan segera.

Metode Dalam Penggunaan Petty Cash

Dalam menggunakan petty cash, ada beberapa metode yang dapat digunakan oleh pihak perusahaan. Metode tersebut dipilih berdasarkan dari kebijakan dan kebutuhan perusahaan, dilakukan dengan pencatatan yang lengkap dan akurat, serta berkaitan dengan tahapan terkait penggunaan dana tersebut. Berikut adalah 2 metode penggunaan petty cash.

• Metode Tetap atau Imprest Fund System

  Metode pertama dalam penggunaan petty cash adalah metode imprest atau metode tetap. Pada metode ini, jumlah dana pada rekening atau kas kecil akan tetap sama. Perubahan yang terjadi dalam kas tersebut akan langsung digantikan dengan sejumlah dana yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu, sebagai contoh, satu minggu atau satu bulan sekali. 

  Umumnya, saat terjadi transaksi pada kas kecil, penggunanya tidak akan melakukan pencatatan secara langsung. Melainkan, pengguna akan mengumpulkan bukti transaksinya terlebih dulu.

  Ciri khas dari penggunaan metode tetap ini terletak pada pengisian dananya kembali. Pengisian dana akan dilakukan dengan menyesuaikan pengeluaran yang terjadi. Hal ini membuat jumlah dana pada kas tersebut akan selalu sama dengan nominal yang sudah ditetapkan. 

  Terkait pencatatannya pun baru dilakukan saat jumlah dana yang terdapat pada petty cash sudah tak lagi dianggap cukup dan perlu dilakukan pengisian kembali. Langkah operasional metode ini diawali dengan pemberian uang dengan nominal tertentu pada pemilik kas kecil agar bisa digunakan untuk memenuhi kebutuhan mendesak. 

• Metode Fluktuatif atau Fluctuating Fund System

  Metode lain yang biasa digunakan pada penggunaan petty cash adalah metode fluktuatif. Berbeda dengan metode sebelumnya, jumlah petty cash dalam metode ini ditetapkan sesuai dengan kebutuhan. Dalam kata lain, metode ini membolehkan nominal dana pada kas kecil untuk berubah dari nominal awalnya, atau saat pertama kali disiapkan. 

  Contoh petty cash dengan metode ini adalah saat awal disiapkan, dananya berjumlah 1 juta. Lalu, saat tiba waktu pengisiannya kembali, perusahaan boleh menambah atau mengurangi jumlah kas kecil ini sesuai kebutuhan atau kebijakannya. Artinya, jumlah petty cash bisa berubah dan tidak harus sama dengan nominal maupun saldo awalnya, baik itu berkurang atau bertambah.

  Terkait pencatatan finansial pada transaksi yang dilakukan menggunakan petty cash wajib dicantumkan pada jurnal dengan melakukan debit biaya dan kredit perkiraan. Nominal dana yang ada pada kas kecil bakal disesuaikan dengan perkembangan dari kebutuhan penggunanya. 

Dokumen yang Dibutuhkan pada Penggunaan Petty Cash

Walaupun berkaitan dengan dana yang jumlahnya kecil, ada beberapa dokumen yang perlu disiapkan dalam pencatatan transaksi dari petty cash. Tujuannya agar transaksi tersebut bisa dipercaya, dipertanggungjawabkan, dan menjadi bukti konkret telah terjadi sehingga terhindar dari potensi perilaku penyelewengan dana. Berikut adalah 5 dokumen yang dibutuhkan pada penggunaan kas kecil.

• Bukti Transaksi atau Kas Keluar

Dokumen ini diperlukan agar arus keuangan bisa terpantau saat ada perintah terkait pengeluaran kas. Pada sistem petty cash, bukti kas keluar dapat dijadikan pula sebagai bahan evaluasi dan dibutuhkan untuk pengisian ulang pada saldonya.

• Cek

Dokumen ini umumnya dipakai agar pihak bank bersedia membayar sejumlah dana pada individu atau badan yang membawanya. Cek merupakan alat pembayaran perusahaan yang dilakukan melalui jasa bank karena pembayaran tunai dianggap tidak efisien sekarang ini.

• Permintaan Pengeluaran dari Kas Kecil

Permintaan pengeluaran dari kas kecil juga menjadi dokumen yang wajib tersedia pada penggunaan kas keuangan tersebut. Apabila jumlah dana yang tersedia pada kas tersebut sudah tak lagi mencukupi untuk memenuhi kebutuhan, maka penggunanya dapat melakukan pengajuan permintaan pengeluaran.

Namun, dokumen tersebut perlu diisi sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan dan memang rasional. Pengisian kembali baru dapat diajukan saat terdapat dokumen permintaan yang juga menjadi bukti pengeluaran untuk nantinya dijadikan bahan pertimbangan persetujuan atau tidak. 

• Bukti Pengeluaran

Dokumen yang berguna untuk mempertanggungjawabkan penggunaan dana kas kecil, walaupun nominalnya sekecil apa pun. Dokumen ini dapat dijadikan sebagai bukti konkret mengenai pengeluaran apa saja yang telah dilakukan serta penggunaannya. Beberapa contoh bukti pengeluaran adalah nota yang menjadi bukti sebuah transaksi. 

• Permintaan Mengisi Kas Kecil

Terakhir, pemegang kas kecil dapat melakukan pengisian kembali saat merasa dana di dalamnya sudah tidak lagi mencukupi. Hal tersebut bisa dilakukan dengan cara memberikan dokumen permintaan mengisi kas kecil yang sekaligus berguna sebagai bukti agar bagian utang dapat memberikan sejumlah dana keluar untuk kebutuhan pengisian petty cash ini. 

Tetap Cermati Penggunaan Petty Cash dengan Teliti agar Tak Mengacaukan Penghitungan Keuangan

Itulah penjelasan mengenai pengertian petty cash, fungsi, jenis, dan juga dokumen yang penting pada penggunaannya. Walaupun berkaitan dengan dana bernominal kecil, penggunaan kas kecil ini tetap harus diperhatikan agar tidak ada pengeluaran yang sampai luput dari perhatian. Dengan begitu, barulah penggunaan petty cash bisa dipertanggungjawabkan dan tidak akan sampai mengganggu pencatatan keuangan pada sebuah bisnis atau perusahaan.