6 Cara Mudah Membagi Waktu untuk Anda yang Super Sibuk

Kesulitan mengatur waktu bukan hanya bagi mereka yang memang telah memiliki jabatan tinggi di sebuah perusahaan tapi juga berlaku bagi orang yang memiliki banyak urusan atau kegiatan lainnya. Misalnya saja, selain bekerja di kantor, ia juga memiliki bisnis sampingan, ada kegiatan olahraga dan sebagainya. Bagi Anda yang sibuk karena memiliki banyak kegiatan yang padat, berikut ini ada cara mudah membagi waktu yang bisa dipraktikan langsung.

• Kategorikan Setiap Kegiatan

Banyaknya kegiatan yang menumpuk seringkali membuat seseorang menjadi bingung harus memulai dari yang mana. Tapi bila Anda memetakan kegiatan per kategori bisa menjadi solusi yang tepat.

Cara ini sendiri diterapkan oleh Chief of Engineering Pinterest, Li Fan dimana dirinya membagi hari-hari khusus untuk melakukan pertemuan besar di satu hari, kemudian pertemuan yang lebih kecil di hari berikutnya, dilanjutkan dengan pertemuan dengan perorangan di hari yang lain dan tak terlupakan diskusi dengan anak buahnya yang dilakukan pada hari lain berikutnya.

Dengan membagi-bagi hari penting, Anda bisa menjadi lebih fokus mengerjakan sebuah pekerjaan. Selain itu dengan memisahkan pekerjaan satu dengan yang lain, Anda pun dapat menerapkannya pada hal-hal yang sifatnya lebih kecil. Salah satu contohnya, menerapkan hal tersebut untuk belajar. Misalnya setiap hari senin Anda belajar matematika, kemudian selasa belajar IPA, dan begitupun hari-hari berikutnya.

• Warnai Kegiatan Dan  Isi Waktu Yang Kosong

Anthony Casalena yang merupakan CEO dari Squarespace menerapkan tips simple yang cukup efektif yaitu mewarnai kegiatan yang telah Anda lakukan pada kalender online seperti google calendar maupun kalender cetak. Tujuan untuk mengukur waktu senggang yang Anda miliki sehingga bisa dialokasikan dengan kegiatan lainnya yang lebih bermanfaat.

• Terapkan Sistem Zero Inbox E-mail

Zero inbox email bertujuan untuk mengosongkan kotak masuk email pekerjaan Anda setiap harinya. Tips ini adalah tips dari CEO Squarespaces, Casalena. Email yang menumpuk dalam inbox sering membuat membuat orang lupa untuk membukanya. Dengan mengosongkan inbox setiap harinya setidaknya membuat lebih mudah disadari.

Hal ini sangat penting untuk menghindari jenis email yang membutuhkan response dengan cepat seperti email pemberitahuan dari client, perubahan jadwal meeting, hingga informasi-informasi penting lainnya. Menerapkan tips satu ini pun terbilang cukup mudah, yakni cukup cek email di waktu tertentu.

• Alokasikan Waktu Senggang Dengan Tugas Ringan

Untuk tetap fokus pada apa yang dikerjakan, cobalah memulainya dengan mengalokasikan waktu senggang untuk mengerjakan tugas yang ringan. Hal tersebut telah dijalankan oleh Emmanuel Arnaud yang merupakan CEO dari GuestToGuest  dan HomeExchange.

Dengan mengerjakan tugas di kala senggang setidaknya dapat Anda bisa menyicil pekerjaan agar selesai tepat waktu. Waktu senggang tersebut misalnya sewaktu makan siang, istirahat di rumah dan dalam perjalanan menggunakan bus atau taxi dan sebagainya. Mulailah dengan mengerjakan tugas yang tidak terlalu rumit.

• Carilah Waktu untuk “Me Time”

Menurut CEO eHarmony, pekerjaan yang sering bertemu dengan banyak orang adalah salah satu pekerjaan yang cukup membosankan. Oleh karena itu, dirinya merekomendasikan setiap karyawan yang mengalami hal tersebut untuk dapat mengatur waktu dan mencari waktu menenangkan diri dengan memanjakan diri atau “Me Time”. Dengan “Me Time” Anda bisa menjadi lebih fokus, tidak terganggu orang lain dan tentunya akan jauh lebih mengenal potensi dari dalam diri sendiri. Hal ini tentunya akan membuat hidup menjadi lebih tenang dan fresh, sehingga ketika mau mulai aktivitas lagi menjadi lebih segar dan semangat.

• Buat Catatan ‘to do list’ dengan Menggunakan Tangan

Beberapa survei akademik menyebutkan bahwa menulis to do list dengan menggunakan tangan jauh lebih efektif dibandingkan menyimpan to do list menggunakan perangkat elektronik.

Kegiatan menulis tangan dinilai mampu membuat pemahaman di otak menjadi lebih baik. Sedangkan menulis catatan dengan menggunakan komputer maupun handphone dapat menimbulkan resiko hilang, terganggu karena terlalu fokus dengan hal lain dan kurang mampu dipahami secara mendalam oleh alam bawah sadar. Untuk memulai menulis to do list yang sederhana, Anda bisa menuliskannya di note book, post in, dan lain sebagainya yang sifatnya lebih mudah diakses dan tentunya tidak mudah hilang.

Lakukan Dengan Disiplin

Percuma saja rasanya bila cara membagi waktu sudah diketahui tapi tidak mempraktikannya langsung. Segeralah atur kegiatan yang super padat, agar Anda bisa lebih mudah menjalankan setiap kegiatan. Selain itu, hasil yang dikerjakan juga akan lebih maksimal. Mungkin awal pertama Anda akan merasa sulit tapi jika dilakukan dengan disiplin, cepat atau lambat akan terbiasa dengan jadwal kegiatan yang tertata rapi.