Pengertian SOP ( Standar Operasional Prosedur)

Pengertian SOP ( Standar Operasional Prosedur) – Dalam dunia bisnis dan kerja, Anda pasti sudah akrab dengan istilah SOP atau standar operasional prosedur. Sesuai namanya, SOP berisi tentang prosedur atau tahapan pekerjaan yang harus dilakukan sesuai dengan standar yang sudah ditentukan.

Secara umum Pengertian SOP ( Standar Operasional Prosedur), tujuan SOP adalah untuk menjamin setiap unit kerja menjalankan aktivitas dengan tepat, cepat, efektif dan efiesien dan terhindar dari kesalahan. SOP umumnya dibuat dalam bentuk teks dokumen, blok linera dan juga diagram alir (dfd).

SOP juga bisa dianggap sebagai pedoman yang harus dipatuhi oleh para pekerja agar bisa mendapatkan hasil yang maksimal.

Pengertian SOP Menurut Para Ahli:

• Menurut Arini T Soemohadiwidjojo (2004) SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan konsisten, efektif, efisien, sistematis dan terkelola dengan baik.
• Menurut M. Budiharjo (2014) SOP adalah tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu yang bersifat rutin, tetap dan tidak berubah-ubah yang dibakukan kedalam sebuah dokumen tertulis.
• Menurut Sailendra SOP adalah panduan kerja yang berguna untuk memastikan kegiatan operasional suatu organisasi atau perusahaan bisa berjalan dengan baik dan lancar.

Fungsi SOP

Fungsi SOP adalah sebagai pedoman kerja, sebagai dasar hukum, sebagai informasi hambatan kerja dan tolak ukur kedisiplinan. Berikut penjabaran selengkapnya :

1. Sebagai Pedoman Kerja

Fungsi utama SOP adalah sebagai pedoman untuk memudahkan pelaksanaan kerja. SOP yang berisi tahapan dan urutan suatu pekerjaan akan menuntun para pegawai dalam menyelesaikan tugasnya.

Dengan adanya SOP, kinerja pegawai bisa lebih terarah dan optimal. Pegawai akan tahu apa saja yang harus dikerjakan dan hal mana yang tidak boleh dilakukan. Dengan demikian, tujuan organisasi/perusahaan bisa lebih mudah tercapai.

2. Sebagai Dasar Hukum

Hal-hal yang terjadi di luar standar operasional prosedur akan dinilai sebagai suatu kesalahan atau pelanggaran. Sebaliknya, jika terdapat suatu kesalahan padahal pegawai sudah melakukan pekerjaan sesuai sop maka itu akan menjadi pertimbangan hukum tertentu yang meringankan.

3. Sebagai Informasi Hambatan Kerja

SOP tidak hanya berisi tentang prosedur kerja, tapi juga soal kemungkinan hambatan dan kendala yang bisa saja dihadapi oleh para pegawai. Informasi seperti ini sangat penting sehingga pegawai dan perusahaan bisa menentukan langkah preventif yang harus dilakukan.

4. Sebagai Pengontrol Disiplin Kerja

Secara keseluruhan, SOP mengandung sejumlah aturan yang harus dipatuhi oleh para pekerja. Ditambah dengan adanya konsekuensi berupa sanksi, SOP secara otomatis membuat semua pegawai lebih disiplin dalam menjalankan pekerjaannya.

Manfaat SOP

Selain itu sop juga memiliki beberapa manfaat, berikut adalah Manfaat SOP

• Dapat Meminimalisir Kesalahan-kesalahan Pegawai
• Karyawan lebih mandiri dan tahu job desk atau tugas-tugasnya.
• Membuat pegawai baru mudah beradaptasi dengan pekerjaannya.
• Kepuasan Pelanggan terhadap kemudahan dan kecepatan service, terutama pada organisasi/perusahaan jasa dan layanan publik.

Prinsip Penyusunan SOP

SOP tidak dibuat secara sembarangan. Ada beberapa prinsip yang wajib dipenuhi agar SOP bisa berfungsi secara maksimal.

1. Jelas dan Mudah

Mengingat SOP akan dijadikan pedoman, maka standar operasional prosedur harus jelas, mudah dipahami, serta gampang diterapkan, baik oleh pemimpin maupun pegawai yang ada di perusahaan tersebut.

SOP sebaiknya dijabarkan dengan kalimat serta penjelasan yang sederhana dan tidak berbelit-belit. Hal ini berfungsi untuk mnghindari adanya salah paham dalam mengartikan informasi dan aturan dalam SOP.

2. Efektif dan Efisien

SOP dibuat dengan mementingkan efisiensi dan efektivitas kerja. Prosedur pekerjaan yang dilakukan sebaiknya dibuat sesingkat mungkin untuk efisiensi waktu, tenaga, serta biaya. Akan tetapi, efisiensi yang diterapkan harus selaras dengan prinsip efektivitas.

Walau prosedur operasional kerja dibuat seefisien mungkin, target perusahaan harus tetap diutamakan. Secara sederhana, SOP wajib dibuat dengan tujuan memanfaatkan sumber daya yang sedikit untuk mendapatkan hasil yang maksimal.

3. Adanya Keselarasan

SOP yang disusun harus sesuai dan selaras dengan semua hal yang berkaitan dengan perusahaan, baik soal visi dan misi, ketersediaan sumber daya, maupun hal-hal lainnya.

4. Dinamis

SOP sebaiknya diperbaharui sesuai dengan keadaan yang terjadi di lingkungan kerja. Fungsi dari evaluasi sop sangat penting agar setiap kekurangan dapat diperbaiki dan menghasilkan panduan yang lebih baik.

5. Terukur & Terbuka

SOP dibuat untuk mencapai target perusahaan. Target yang dimaksud adalah hasil yang bisa diukur kuantitas dan kualitasnya. Pengukuran ini berguna untuk evaluasi lebih lanjut tentang seberapa baik dan efektif SOP yang diterapkan.

SOP harus memenuhi prinsip keterbukaan. Artinya, SOP harus selalu transparan dan jelas. SOP juga tidak bersifat mutlak dan bisa berubah/diperbaiki apabila ada hal-hal yang dianggap tidak sesuai.

6. Kepatuhan dan Kepastian Hukum

SOP yang dibuat harus bisa menjamin bahwa seluruh prosedur yang tertuang di dalamnya sudah sesuai dengan hukum yang berlaku. SOP juga akan bertindak sebagai pelindung bagi para pegawainya apabila muncul tuntutan hukum dari pihak mana pun.