Tentang Manajemen Proyek yang Perlu Anda Ketahui

Tentang Manajemen Proyek yang Perlu Anda Ketahui

Dalam menyelesaikan sebuah proyek, hal utama yang perlu diperhatikan adalah manajemen waktu dan sumber daya yang dibutuhkan. Sehingga, setiap kebutuhan dapat terencana dengan baik dan terstruktur. Salah satu cara untuk dapat menyelesaikan masalah tersebut adalah dengan menerapkan strategi manajemen proyek yang optimal.

Lantas, apa itu sebenarnya manajemen proyek? Pada artikel kali ini, kami akan membahas lebih dalam mengenai tujuan, tahapan, hingga contoh penerapannya. 

Apa itu Manajemen Proyek

Project management atau manajemen proyek merupakan disiplin ilmu yang berfokus pada perencanaan, pengelolaan, dan pengorganisasian untuk dapat mencapai tujuan (objective) dari proyek. Istilah proyek disini adalah kegiatan yang sifatnya sementara dan telah ditentukan waktu awal hingga akhir proses pengerjaannya.

Dimana, untuk mencapai tujuan tersebut banyak parameter yang harus dikerjakan mulai dari manajemen anggaran, resources, tim proyek, hingga operasional kerja. Salah satu ciri utama dari sebuah proyek adalah sifatnya yang repetitif. 

Aktivitas yang sesuai untuk menerapkan manajemen proyek adalah yang menghasilkan produk atau jasa dalam jangka waktu tertentu. Dalam mengelola project management yang baik, tentu ada beberapa hal yang perlu dioptimalkan dan memerlukan strategi efektif.

Tujuan Adanya Project Management

Sebelum membahas berkaitan dengan tahapan project management, anda perlu mengetahui tujuan sebenarnya perusahaan atau industri digital membutuhkan sistem ini. 

1. Menyelesaikan Tugas Tepat Waktu

Pertama, manajemen waktu atau time management sangat penting untuk diperhatikan oleh setiap stakeholder. Pengelolaan waktu yang baik dapat meningkatkan ketercapaian produktivitas kerja, serta mampu mendukung penyelesaian suatu proyek menjadi lebih efektif dan efisien.

2. Menjaga Kualitas

Kriteria proyek sudah barang tentu akan didefinisikan sejak awal oleh tim manajemen. Untuk mencapai sebuah goals atau objektif, maka setiap divisi perlu menjaga kualitas kerja dan efisiensi tingkat sumber daya yang digunakan.

3. Manajemen Anggaran

Pengelolaan dana atau biaya anggaran sangat penting untuk diketahui lebih awal, agar manajemen proyek yang dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik dan transparan. Selanjutnya, dapat menentukan jumlah alokasi anggaran seminimal mungkin akan tetapi masih dapat mendukung kriteria proyek yang telah ditetapkan sebelumnya.

4. Memaksimalkan Potensi Tim

Menjaga dan meningkatkan kualitas tim merupakan salah satu parameter penting untuk mencapai tujuan dari project management secara maksimal. Dengan adanya sistem tersebut, maka mampu membuat perencanaan yang baik dan dapat mengelola sebuah proyek secara optimal.

Tahapan Manajemen Proyek

Setidaknya, terdapat lima fase tahapan dalam penyusunan sebuah project management, diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Inisialisasi

Tahap yang pertama adalah fase inisialisasi, dimana pada tahap ini merupakan kegiatan awal proyek yang telah disepakati bersama. Kemudian, menentukan permasalahan dan mendiskusikannya secara bersama – sama untuk menentukan solusi terbaik.

Studi kelayakan dapat digunakan untuk memilih solusi efektif yang telah diidentifikasi bersama dengan peluang terbesar untuk dapat menyelesaikan suatu permasalahan secara tepat dan akurat.

2. Planning

Tahap yang kedua adalah planning atau perencanaan, dimana ketika ruang lingkup dan tim proyek telah ditetapkan maka aktivitas dapat dilanjutkan pada fase ini. Dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci dan disesuaikan dengan kebutuhan proyek dari customer.

Hal apa saja yang diperlukan untuk mendukung ketercapaian goals adalah sebagai berikut, pertama membuat dokumentasi project planning, resource plan, finance plan, contract supplier, hingga perform phase review.

3. Executing / Implementation

Tahap yang ketiga, masuk pada tahapan dimana proyek siap untuk memasuki proses eksekusi. Setiap dokumentasi pada project plan akan dieksekusi oleh setiap tim pengembang. Sehingga, dalam fase ini setiap tujuan dari proyek akan secara fisik akan dibangun dan direalisasikan.

4. Control and Monitoring

Tahapan yang keempat adalah pengendalian dan pengawasan proyek, dimana dalam beberapa proses manajemen pengembangan produk akan dilakukan pengecekan dan monitoring secara berkala. Hal tersebut untuk mendukung keberhasilan dalam proses development dan mencegah risiko terjadinya kegagalan lebih awal.

5. Closing

Fase yang kelima adalah aktivitas terakhir yang dilakukan, dimana hasil akhir project beserta dokumentasi akan diserahkan kepada pelanggan atau user. Selain itu, kontak dengan supplier juga diakhiri, project team dibubarkan, serta penyerahan hasil laporan kepada stakeholder yang bersangkutan.

Contoh Manajemen Proyek

Terdapat beberapa contoh hasil implementasi dari kegiatan project management yang telah dilaksanakan, yaitu sebagai berikut.

1. Proyek Industri Manufaktur

Contoh yang pertama adalah penerapan project management pada industri manufaktur untuk mendukung rancangan produksi suatu produk secara keseluruhan. Salah satu bukti nyata adalah industri mebel, tekstil, dan bahan baku pada beberapa perusahaan di Indonesia.

2. Proyek Manajemen Konstruksi

Kedua, proyek yang berhubungan dengan manajemen proyek seperti pembangunan fasilitas umum atau sarana publik. Contoh nyata dalam kehidupan sehari – hari adalah pembangunan jalan tol, bendungan, jembatan, listrik, gedung, dan lain sebagainya.

3. Proyek Padat Modal

Proyek modal disini dapat berarti pengembangan project berskala besar dengan menggunakan bantuan mekanik atau robot. Istilah “padat” disini mengacu pada proses eksekusi yang membutuhkan modal yang besar.

Sehingga, biasanya untuk pengembangan project jenis ini dapat dilakukan oleh perusahaan berskala besar saja.

4. Proyek Penelitian dan Pembangunan

Contoh yang terakhir merupakan bentuk proyek yang dilakukan untuk dapat mendukung hasil penelitian dan pengembangan. Hasil tersebut nantinya dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas dari pengembangan barang atau jasa, serta optimalisasi dari sisi ilmu pengetahuan (knowledge). 

Tools Project Management

Setelah mengetahui beberapa contoh dari manajemen proyek, pembahasan yang berikutnya masuk pada pengenalan beberapa tools yang sering digunakan untuk mendukung aktivitas kerja anda.

1. Trello

Trello adalah salah satu software yang memberikan kemudahan bagi tiap pengguna untuk mendukung manajemen proyek secara optimal. Keuntungan utama dari penggunaan Trello terletak pada tampilan antarmuka atau user interface yang sangat menarik dan interaktif.

Kemudian, Trello juga menerapkan sistem berbasis user-centered, dimana tool tersebut menggunakan pendekatan berdasarkan kebutuhan dari pengguna. Salah satu tool atau fitur yang populer dalam Trello adalah card dan metodologi board yang diterapkan.

Baca juga: 

• Perbedaan Amandel dan Radang Tenggorokan?

Jika anda memiliki beberapa rekan tim yang mempunyai tugas dan tanggung jawab masing – masing, maka sangat cocok untuk menggunakan Trello sebagai media kolaborasi secara online dan menghubungkan antara setiap tim dan individu.

2. Basecamp

Basecamp juga termasuk ke dalam salah satu tool manajemen proyek yang dapat diakses secara gratis. Basecamp sangat membantu pengguna untuk dapat mendelegasikan tugas dan memastikan setiap bagian dapat terorganisir dengan baik.

Produk ini mempunyai pengalaman selama 10 tahun dengan pengguna aktif yang telah mencapai jutaan user. Salah satu keunggulan utama dari Basecamp terletak pada fitur campfires yang memungkinkan untuk dapat menggunakan ping atau berdiskusi secara online dan tentunya real – time.

3. Mavenlink

Mavenlink merupakan solusi dari tool manajemen proyek yang terbilang cukup simple dan murah. Mavenlink sangat cocok untuk digunakan dalam menangani proyek berskala besar (kompleks) dan membutuhkan waktu yang lama.

Tool pada Mavenlink mampu mengombinasikan project management, kolaborasi, manajemen finansial, serta perencanaan sumber daya (resources). Selain itu, Mavenlink juga bagus dalam menyusun budget sebuah proyek.

4. Asana

Salah satu tool manajemen proyek yang kami rekomendasikan adalah Asana, dikarenakan mampu menyajikan data flow activity secara real – time kepada penggunanya. Selanjutnya, Asana juga membagikan beberapa informasi mengenai notifikasi atau perubahan yang terjadi pada user.

5. Bitrix24

Tool yang terakhir adalah Bitrix24, yaitu sebuah manajemen proyek, CRM, dan kolaborasi yang dapat memperhitungkan kegiatan semua orang yang terlibat dalam project tersebut. Fungsi utama dalam fitur ini adalah manajemen waktu dan perencanaan yang baik, serta dilengkapi dengan tambahan menu pembuatan laporan secara terperinci dan akurat.

Tool ini bersifat open source dan anda dapat menambahkan sekitar 12 orang pada board yang telah anda buat sebelumnya. Keuntungan yang paling penting jika anda menggunakan Bitrix24 adalah fitur pengelolaan CRM (Customer Relationship Management) sebagai platform untuk berkomunikasi dengan konsumen anda.

Kesimpulan

• Manajemen proyek adalah salah satu metode atau cara yang efektif untuk dapat menyelesaikan pengembangan produk atau jasa dengan menitikberatkan pada proses perencanaan dan pengorganisasian secara sistematis dan terstruktur.
• Tahapan dalam penyusunan project management dimulai dari fase inisialisasi, perencanaan, implementasi, monitoring, hingga penutupan.
• Terdapat banyak sekali tools yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung terciptanya kondisi dan suasana kerja yang optimal, diantaranya adalah Trello, Basecamp, Mavenlink, Asana, dan Bitrix24.