Knowledge Management System untuk Mengelola Bisnis

Knowledge Management System (KMS) masih awam di kalangan perusahaan. Mewujudkan bisnis yang stabil dan komprehensif membutuhkan sistem yang teratur diterapkan di dalamnya.

Untuk mеndapatkan Knowledge Management System yang maksimal tidak hanya cukup mеngеlola pеngеtahuan dalam perusahaan saja. Melakukan pеngеmbangkan pеngеtahuan yang dimiliki sеtiap individu yang bеrada di dalam perusahaan tersebut.

Pеnеrapan Knowledge Management System dapat mеmbеrikan manfaat bagi kinеrja pеrusahaan, dipеrkuat dеngan pеnеlitian mеrеka mеndapatkan hasil bahwa mеlalui prosеdur kеrja, dan pеrsonal knowlеdgе yang bеrsinеrgi mеmbеri pеngaruh yang baik bagi kinеrja karyawan. Maka dari itu Knowledge Management System mеmiliki pеran yang sangat pеnting bagi kinеrja karyawan dan kinеrja pеrusahaan.

Apa itu Knowledge Management System?

Knowledge Management System adalah adalah metode pеngidеntifikasi, pеngumpulan, dan mеndorong pеnggunaan knowlеdgе yang ada dalam pеrusahaan guna mеmbantu pеrusahaan mеmеnangkan pеrsaingan bisnis. Dengan segala sistem TI, metode ini membantu para SDM yang ada pada perusahaan untuk dapat memaksimalkan kinerja nya. 

Secara garis besar, tujuan dari Knowledge Management System adalah meningkatkan dan memaksimalkan produktivitas para pekerjanya. Hasil kerja mereka ber-impact langsung pada kepuasan customer, sehingga SDM mampu bersaing secara kualitas dan kuantitas.

Manfaat Knowledge Management System

Perusahaan membutuhkan pengetahuan yang cukup luas untuk mewujudkan bisnis atau perusahaan yang berproses dengan baik, tentunya. Menerapkan Knowledge Management System menjadi salah satu hal yang perlu dalam sistem perusahaan. Berikut merupakan manfaat dari KMS :

1.Meningkatkan kinerja karyawan 

Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan bukan hanya menjadi tanggung jawab customer service dan staf pemasaran. Tetapi ini adalah tanggung jawab bersama dari semua departemen organisasi. Artinya ada kerjasama yang baik antar bidang usaha. Sehingga membangun tim kerja yang kuat, tidak hanya mempertimbangkan kepentingan sendiri

2. Meningkatkan Proses Pengambilan Keputusan 

Demi mewujudkan bisnis yang kompetitif, Knowledge Management System membantu sebuah perusahaan untuk mengambil beberapa keputusan penting. Pengambilan keputusan yang lebih baik. Berdasarkan informasi dan knowledge serta pengalaman aktual perusahaan, pengambil keputusan memiliki dasar yang lebih baik sehingga mampu mencapai tujuan perusahaan secara optimal. 

3. Menciptakan Inovasi dan Perubahan 

Melahirkan ide-ide dan teknologi baru dengan cara menciptakan kondisi baru yang mendorong meningkatkan kreativitas dan mengembangkan ide-ide baru. Knowledge Management System memberikan impact pеningkatkan kinеrja bisnis mеlalui pеrbaikan pada kеmampuan, sikap dan tingkah laku karyawan

4. Penghematan waktu dan biaya

Berdasarkan sumber pengetahuan yang terstruktur dengan teratur dan baik, maka perusahaan akan lebih mudah untuk mengembangkan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga tentu saja perusahaan nantinya  akan dapat menghemat waktu dan biaya

Contoh Knowledge Management System 

1. SurveyMoney

Basis pengetahuannya memungkinkan pengguna untuk mencari berdasarkan kata kunci atau topik.

2. Canva

Sangat mudah dinavigasi serta dicari basis pengetahuannya.

3. Optimizely 

Basis pengetahuannya menawarkan berbagai fitur: akademi, forum komunitas, sertifikasi, dokumentasi pengembang, dan banyak lagi

4. Microsoft 

Basis pengetahuannya disusun dalam video, pelatihan, dan bahkan pembicaraan yang bermanfaat dengan manajer produk

5. Google Analytics

basis pengetahuannya menawarkan mesin telusur prediktifnya sendiri

6. Evernote 

basis pengetahuannya tidak hanya mencakup sumber daya yang bermanfaat tetapi juga petunjuk yang jelas tentang cara menghubungi perusahaan

Baca Juga : 

• Mengenal VPS serta Fungsinya

Aplikasi Knowledge Management System

Knowledge Management System adalah sistem dengan pendekatan untuk mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, mengambil, dan berbagi semua pengetahuan dan aset perusahaan. Database, dokumen, kebijakan, prosedur, dan keahlian serta pengalaman yang sebelumnya belum pernah diambil dari masing-masing pekerja merupakan beberapa contoh aset perusahaan. Tentu saja membutuhkan aplikasi untuk menjalankan sebuah Knowledge Management System. Berikut adalah list aplikasi pendukung :

1. eXo

eXo menawarkan kolaborasi dokumen dengan kontrol versi dan izin akses. Ada aplikasi kalender dan obrolan untuk kolaborasi. Dengan menyesuaikan manajemen tugas serta alur kerja. Bahkan eXo juga menyertakan CMS. Dan aplikasi iOS dan Android asli.

Dengan Platform eXo Anda bisa membuat situs berbasis portal dan internet yang aman dimana dapat dapat membangun potensi karyawan dalam perusahaan untuk bertukar pengetahuan, dokumen, bekerja secara kolaboratif, manajemen tugas

2. Slack 

Slack mungkin tidak mengklaim dirinya sebagai software manajemen pengetahuan.Tetapi ada beberapa fungsi berbagi pengetahuan yang sangat baik di Slack, bahkan di versi gratis. Seperti halnya eXo, Slack adalah platform kolaborasi sosial. Fungsi utamanya, tentu saja, adalah obrolan.

Slack mampu menampung kapasitas sebesar 10 ribu pesan terbaru dan hingga 5GB file per tim. Terdapat aplikasi untuk iOS, Android, Mac & Windows. Tentu saja terintegrasi dengan berbagai aplikasi yang berbeda. Peningkatan versi yang berbayar akan memberi Anda penyimpanan pesan tak terbatas, integrasi aplikasi tak terbatas, dan penyimpanan file yang lebih banyak. 

3. Google Drive 

Google drive sangat mudah untuk dimodifikasi untuk pengatahuan dan forum bagi anda sendiri. Jika team anda ingin mengakses folder pekerja anda, maka team anda harus mengajukan request akses terlebih dahulu, hal ini tentu saja menjamin keamanan data anda nantinya.

Namun, sebagian besar dari kita memiliki akun Google dan login di dalam akun google tersebut. Di dalam Google Drive Anda dapat membuat basis pengetahuan dan membuatnya available untuk umum tanpa harus masuk atau mendaftar untuk, secara khusus dengan membuat folder Anda tersedia secara publik di web.

Drive menawarkan aplikasi seluler asli untuk Android, IOS, Windows, dan Mac. Untuk memutuskan siapa yang mampu mengakases melihat, mengomentari, dan mengedit dokumen, anda dapat melakukan setting atau pengaturan izin akses, pada folder yang sudah anda buat. Fitur Google Drive antara lain mencakup obrolan dalam dokumen, mengembalikan ke versi sebelumnya, siapa yang terakhir mengubah atau mengedit dokumen tersebut. Tentunya ada kalender yang terintegrasi. Drive memberikan layanan pengelolaan tugas melalui gmail atau menggunakan google extension chrome yang terhubung dengan google drive. 

Kesimpulan

Knowledge Management System adalah metode TI yang menyimpan dan mengambil pengetahuan untuk meningkatkan pemahaman, kolaborasi, dan penyelarasan proses antar individu. Hal ini tentu saja sangat berpengaruh dalam implementasi proses bisnis, jasa, dan produk mereka. 

Untuk menciptakan KMS yang produktif dan kompetitif, memerlukan beberapa tools atau alat pendukung didalamnya. Banyak tools yang gratis hingga berbayar, namun hal tersebut tidak menjadi hambatan kita untuk menerapkan KMS dalam bisnis kita. Perusahaan perlu menerapkan KMS untuk mempertahankan dan meningkatkan daya bersaing.