Tips Sukses Pelaporan Data PDDIKTI
Sudah menjadi kewajiban setiap perguruan tinggi di Indonesia untuk melakukan pelaporan data PDDIKTI secara berkala kepada pemerintah. Melalui sistem pelaporan Data PDDIKTI Feeder yang mulai diberlakukan sejak tahun 2014 pemerintah dapat melakukan kontrol demi menjaga kualitas pendidikan di Indonesia. Untuk itu, diperlukan persiapan yang matang dari pihak kampus agar proses sinkronisasi ini dapat berjalan lancar. Berikut beberapa persiapan yang sebaiknya dilakukan agar tidak mengalami kesulitan saat sinkronisasi data kampus ke sistem PDDIKTI Feeder.
1. Pahami Arsitektur Aplikasi PDDIKTI Feeder & Forlap
Operator di perguruan tinggi yang bertugas menjalankan sinkronisasi pelaporan ini sebaiknya memahami terlebih dahulu arsitektur Aplikasi Forlap dan pelaporan data PDDIKTI Feeder. Ya, aplikasi Forlap adalah pusat data tempat seluruh data perguruan tinggi akan disimpan. Sedangkan PDDIKTI Feeder merupakan aplikasi yang di-install pada masing-masing perguruan tinggi untuk melakukan proses sinkronisasi.
2. Pahami Aturan yang Berlaku di PDDIKTI
Ada banyak perubahan format laporan pada sistem PDDIKTI Feeder jika dibandingkan dengan pendahulunya EPSBED. Untuk itu, mempelajari lebih jauh data yang wajib dilaporkan sebaiknya dilakukan oleh operator di perguruan tinggi. Petunjuk – petunjuk teknis sebagaimana yang terangkum dalam buku petunjuk teknis dari Dikti juga sebaiknya dipelajari terlebih dahulu sebelum melakukan proses sinkronisasi.
3. Siapkan Tool Pendamping PDDIKTI Feeder
Sebagaimana kita ketahui meski dapat melakukan sinkronisasi data secara real-time lebih baik daripada pendahulunya. PDDIKTI Feeder belum mendukung proses input data melalui metode import file excel .xls maupun .csv. Tidak hanya itu, pada fitur hapus juga hanya dapat dilakukan satu per satu. Padahal data pelaporan perguruan tinggi bukanlah data yang sedikit mengingat jumlah civitas academica yang dapat mencapai ribuan.
Oleh karena itu, diperlukan tool pendamping PDDIKTI Feeder yang saat ini banyak dikembangkan oleh beberapa developer saat ini. Salah satu penyedianya adalah eCampuz yang merilis tool eFeeder. Dengan menggunakan tool ini perguruan tinggi dapat melakukan pelaporan dengan lebih mudah dan cepat. Aplikasi eFeeder mampu melakukan export dan import data kedalam bentuk file excel. Sehingga memungkinkan operator perguruan tinggi dapat melakukan integrasi banyak data dalam waktu yang relatif singkat.
Tool eFeeder disediakan eCampuz dalam dua versi, pertama, versi khusus yang terintegrasi dengan sistem informasi akademik (eAkademik), dan versi gratis yang dapat diunduh dan digunakan langsung oleh perguruan tinggi. Meskipun gratis, tool ini tetap dapat diandalkan. Terbukti dari fitur tambahan yang tersedia yakni fasilitas validasi data, dan perbaikan data pelaporan periode lama.
4. Lakukan Integrasi dengan Sistem Akademik Kampus
Sistem akademik kampus dengan versi lama biasanya format laporan untuk DIKTI akan mengikuti format sistem pelaporan yang lama, yakni format EPSBED. Kehadiran sistem yang baru menjadi tantangan bagi perguruan tinggi untuk melakukan sinkronisasi data antara sistem akademik yang ada dengan PDDIKTI Feeder. Solusi integrasi ini tidak bisa diabaikan mengingat entry data manual akan sangat merepotkan. Melalui integrasi ini semua tahapan akan diproses oleh sistem sehingga mengurangi effort entry data manual.
Dalam rangka mewujudkan integrasi antara Sistem akademik dan pelaporan data PDDIKTI, tim teknis di perguruan tinggi perlu memahami dan menguasai aturan pemrograman yang berlaku pada web service PDDIKTI. Atau sebagai alternatif lain, perguruan tinggi dapat meminta bantuan vendor yang sudah berpengalaman di bidang sistem informasi akademik dan pelaporan DIKTI.
Salah satu sistem informasi akademik yang dapat diandalkan untuk integrasi data ke PDDIKTI adalah eCampuz. eCampuz merupakan Sistem informasi akademik yang dilengkapi dengan integrator data ke PDDIKTI.
eCampuz membuat sinkronisasi data ke PDDIKTI jadi lebih mudah, karena pengelolaan data akademik di eCampuz dapat secara langsung di generate ke feeder PDDIKTI. Sejumlah informasi mengenai tugas akhir mahasiswa juga bisa dilaporkan ke PDDIKTI. Data yang dilaporkan pun bisa lebih spesifik. Mulai dari dosen pembimbing hingga perkembangan bimbingan tugas akhir yang sudah dilakukan. Kapasitas eFeeder untuk melakukan pelaporan secara langsung menuju ke PDDIKTI juga dapat dijadikan bahan untuk mengevaluasi kampus. Jumlah rasio dosen dan mahasiswa aktif bisa langsung terekam.
